Las salas de espera y el trato a las visitas.

La sala donde las visitas aguardan el inicio de la entrevista ha de cuidarse en su aspecto externo dado que es un espacio habilitado para hacer más discreta y agradable la espera. La sala debe utilizarse para una sola visita, puesto que nadie debería esperar turno para ser atendido. Debe tener luz suficiente y una decoración sencilla. Es recomendable que disponga, como mínimo, de un sofá o sillas confortables, así como una mesa baja, sobre la que se colocarán los periódicos del día y otras publicaciones relacionadas con la actividad de la empresa.

Igualmente, incorporará un pequeño mueble donde pueda habilitarse un sencillo juego de café, por si fuera necesario ofrecerlo durante una espera prolongada debido a motivos imprevistos, así como un teléfono con acceso al exterior.

En las ocasiones en que la entrevista se demore por diferentes causas, se ha de advertir a la persona de la demora ofreciendo un motivo justificado (el señor director ha tenido una incidencia y tardará en llegar unos diez minutos) y en consecuencia se ofrecerá un café, un refresco o similar.

Igualmente, ofrecerá el teléfono al interesado por si desea ajustar su agenda o avisar a alguien de posibles retrasos posteriores.

Si la demora se prolonga más de 15 ó 20 minutos, se ofrecerá al citado la posibilidad de aplazar la entrevista (si da tiempo avisando con antelación) o comunicando la circunstancia en el momento de la llegada.

Nunca se pasará al invitado al despacho del ejecutivo donde se celebrará la entrevista, pues resulta más incómodo para el visitante.

Si la entrevista del ejecutivo con su invitado o invitados se celebra fuera de la mesa habitual de trabajo, utilizando los sillones situados en el propio despacho o mobiliario similar, o en su ausencia, en una mesa (redonda o rectangular) prevista para estas situaciones, la misma ha de estar libre de papeles (salvo los que se precisarán para la reunión).

 

Una vez el invitado accede al despacho y tras el saludo –que se efectuará de pie– el anfitrión le indicará el asiento que debe ocupar. El ejecutivo ha de tomar una posición que le permita controlar el acceso a la puerta que conecta con la secretaría, así como la puerta principal y ha de estar próximo a un teléfono por si recibe una llamada (aunque se procurará no pasarle llamada alguna, salvo estricta urgencia o necesidad).

Si la entrevista se prevé de una duración superior a los 10 minutos, tras un primer tiempo de salutación e intercambio de frases, lo cortés es que el anfitrión ofrezca al invitado un café o refresco y, en caso de aceptación, deberá advertir a la secretaría, mediante timbre o teléfono de tal circunstancia. El servicio ha de efectuarse de forma rápida para no interferir en exceso en la reunión.

Si los cafés son servidos por personal de secretaría, antes de acceder al despacho llamará a la puerta y, sin esperar respuesta, accederá pasados unos segundos. Llevará las bebidas en una bandeja de calidad razonable y sobria en su diseño, así como los útiles necesarios para el servicio individual. Dejará la bandeja en el centro de la mesa, sin servir, y se retirará no volviendo a entrar hasta finalizada la reunión salvo que reciba indicaciones en otro sentido.

Si el servicio solicitado se encargase a un camarero éste realizará el servicio completo, si bien dicho profesional entrará al despacho acompañado por la secretaria que permanecerá en el despacho hasta que haya finalizado la operación.

Lo normal es que la entrevista no sea interrumpida en momento alguno. Sin embargo, en ocasiones no queda más remedio.  Si durante la conversación con el invitado sonara el teléfono (los teléfonos de Canela Sea, están programados para sonar una sola vez, con volumen bajo y discreto, continuando la señal de forma luminosa e intermitente) directo del ejecutivo, y puesto que los mismos están derivados a las secretarias, se entiende que la llamada es importante y debe contestarla. Pedirá disculpas, tomará el aparato y procurará resolver la llamada con prontitud, pidiendo a su invitado que permanezca en su sitio. Cuando hable lo hará con discreción para no incomodar al visitante. Si la conversación tuviera visos de prolongarse lo normal es advertir al interlocutor de la circunstancia y solicitarle que la conversación se reanude finalizada la entrevista.

Si a la entrevista se tuvieran que incorporar terceras personas, la secretaria anunciará la llegada de las mismas y las hará pasar al despacho. El anfitrión les indicará el lugar que han de ocupar.

En el supuesto de que el que se incorpore a la reunión sea un superior del propio anfitrión, éste le cederá su sitio y él pasará a ocupar otro diferente (a su lado si es posible) o al primer asiento libre.

Cuando la entrevista finalice el anfitrión se pondrá de pié y acompañará hasta la puerta de su despacho al invitado, donde se despedirá. Desde ese punto el responsable de la secretaría conducirá al invitado hasta la salida del área o, como signo de mayor deferencia, hasta la recepción del edificio. Puede hacer esta misma operación el propio ejecutivo, lo que se entendería como máxima cortesía.

Por último, se seguirán estas consideraciones a la hora de concertar entrevistas con altos ejecutivos de la empresa: 

·         No se deben concertar citas para el día anterior o siguiente a las reuniones o viajes de trabajo. Pueden surgir imprevistos que hagan cambiar la cita.

·         Cuando alguien solicita la entrevista lo normal es que explique el motivo de la misma y deje sus datos personales para que pueda convenirse la cita, o preparar la participación de otros directivos que se consideren necesarios.

·         Cuando se fijan entrevistas entre cargos de igual rango las secretarias se pondrán de acuerdo para adecuar las agendas de sus jefes.

·         Normalmente, la persona de mayor rango es la que fija la fecha de la entrevista.

·         Si el encuentro tiene lugar fuera del despacho es necesario considerar el tiempo que deberá destinarse en el desplazamiento hasta el lugar de la entrevista.

·           Si el superior sale tarde hacia la cita prevista se avisará por teléfono a la secretaria personal o responsable de protocolo de la persona con la que ha de encontrarse y, disculpándole, indicar con qué retraso llegará.