Criterios para la protocolización de asientos.

Protocolizado.

Los asientos de todos los invitados son previamente asignados mediante tarjeta individual, que se coloca en el asiento en un lugar fácilmente visible para los invitados. En este último caso, habrá de tenerse en cuenta el modo de sujeción, evitando en cualquier caso el uso de objetos punzantes.

Si el tradicional adhesivo no fuera viable al tratarse de tela, se utilizará pequeños cortes de velcro que permitan su retirada posterior. Si fuera posible, se usará el adhesivo colocando la tarjeta en el brazo de la silla si la tuviera, o en el respaldo.

No se colocará suelto sobre el asiento, pues el invitado se verá obligado a retirarlo él mismo o a sentarse encima.

En el caso de las comidas numerosas, a la entrada del comedor se expondrá mediante un panel el croquis del almuerzo, con indicación de la numeración de las mesas y la relación alfabética de los invitados indicando a cada uno el número de mesa.

En los actos institucionales, la indicación de las zonas reservadas se hace mediante carteles indicadores y el apoyo del personal auxiliar de protocolo.

Semiprotocolizado.

Todos los invitados son colocados en espacios determinados o mesas concretas, en el caso de una comida, pero no en los asientos de cada zona o mesa, dando libertad a cada uno para que tome asiento en la silla que desee.

No habrá tarjeta individual sobre la mesa sino uno o varios tarjetones con la relación de todos los comensales que tomarán asiento en la misma. Sobre los sistemas de indicación se actúa de la misma manera que en el supuesto anterior.

Desprotocolizado.

No se hace reserva alguna de asiento. Sólo se protocoliza la presidencia. Sus ocupantes recibirán previamente indicaciones del personal de protocolo para advertirles del sitio y acompañarles al mismo en el momento oportuno.

Es muy importante esta información previa pues, en ocasiones, si no se les pone al corriente es probable que se vayan a otro lugar y los cambios luego son más complicados.

Reservado.

No existe un protocolo general para todos los invitados. Sólo se protocoliza la presidencia y se reserva un número determinado de espacios o zonas fuera de la misma, generalmente próximas a ésta, destinadas a invitados especiales o grupos de invitados de honor.

En el acceso a dichos espacios se colocan letreros con la palabra "Reservado" o con el nombre genérico del grupo que lo va a ocupar.

En este supuesto se habrá de informar previamente a los interesados de la reserva pues, de lo contrario, la zona reservada se puede quedar vacía o semivacía, y dado que está próxima a la presidencia sería negativo. No se utilizan sistemas de indicación a la vista de todos los invitados sino que se comunica verbalmente a los invitados afectados o se les pasa discretamente una nota.

Es conveniente solicitar al representante del propio grupo de invitados que los concentre a todos y los dirija hacia la zona adecuada.

Libre.

No hay protocolo alguno, ni tan siquiera para la presidencia. Los invitados pueden situarse donde estimen oportuno y moverse libremente.

Son actos de pie no estrictamente institucionales y en los que no hay discursos.