Es el documento escrito que contiene información sobre un hecho acontecido o que va acontecer, que la empresa envía a los medios de comunicación con la única finalidad de ser difundido o publicado.
El aspecto estético de una nota de prensa, será exactamente igual a la de una noticia informativa publicada en cualquier periódico. Por lo cual, constará de:
Titular: Es el elemento fundamental porque recoge lo sustancial que se desea transmitir, por lo tanto, estará escrita con letra más grande y en negrita, ya que de este titular depende de que la noticia sea publicada o no.
Entradilla: Este párrafo es el resumen de la noticia, suele ser muy escueta, no más de 24, 25 palabras, en negrita y debe de constar de las siguientes cuestiones, qué es lo que ha ocurrido, quién lo ha protagonizado, cuándo, dónde y por qué.
Cuerpo: Es lo que realmente cuenta la noticia, habrá que realizarla diciendo lo más importante al principio y lo menos al final (siempre que se pueda), pero es de obligado cumplimiento que su lenguaje sea claro, conciso y correcto.
Al tratarse de informaciones que emite la institución, irá firmada por quien la envía y el departamento que la envía, el número de teléfono y el correo electrónico o web, especificando la persona de contacto en la empresa.
El dossier de prensa.
Es un documento elaborado sobre un tema concreto para ser entregado a los periodistas, normalmente al inicio de una rueda de prensa.
Respecto al contenido, dependerá de las características de la información que se pretenda facilitar. Por lo tanto, dependiendo de lo que trate la rueda de prensa, se incluirán los siguientes apartados:
- Índice del dossier.
- Nota informativa (si la hubiese).
- Nota de prensa.
- Breve historia de la empresa.
- Resumen de la información objeto del acto.
- Relación de las personas invitadas.
- Cronograma del acto, discursos, disposición de presidencia.
- Material grafico, y CD que incluya todo lo anterior y más documentación si procede.
- Tarjetas personalizadas de nuestros altos directivos.
- Información de utilidad para los periodistas que cubran informativamente el evento como cuándo y cómo acreditarse, medidas de seguridad (si fuese necesario), ubicación de los mismos, parking, etc.
La principal característica de la rueda de prensa es que se informa del mismo mensaje exactamente a todos los medios a la vez.
Siempre que sea posible se convocará a los medios 2 días antes mediante una nota informativa. Se realizará por la mañana, entre las 11.00 h y las 12.00 h. de lunes a jueves.
La convocatoria incluirá lugar día y hora miembro de la empresa que la da motivo las observaciones que en cada caso se estimen necesarias.
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