Protección de directivos, personalidades y autoridades.

Es necesario diferenciar las funciones de control y seguridad en el acceso de las visitas a las sedes del grupo, de las funciones de información y recepción, y de la realización de actos oficiales o institucionales.

En la recepción debe existir, por tanto, por un lado personal de seguridad y, por otro, los auxiliares de recepción que funcionen conjuntamente en el momento que una visita accede al edificio.

El personal de seguridad se ocupará del control de los accesorios y bolsas de mano que portan las visitas, solicitando su pase por la cinta de escaneado si lo estimara necesario y de la identificación de las personas que acceden al edificio.

Recepción también dará la bienvenida a la visita, se informará de su carácter, a qué persona o departamento quiere ver, si tenía o no cita previa. Será igualmente el departamento de recepción el que esté informado de las visitas que se esperan en ese día por parte del servicio de protocolo o de las secretarías y son ellos los encargados de ponerlo en conocimiento de seguridad para tenerlo todo preparado para su llegada.

En este sentido, la recepción y el personal de seguridad, deben saber, antes de la llegada de las visitas:

• La hora aproximada a la que se espera la visita y qué persona es la que espera esta visita. 
• Si va a bajar alguien a recibir o debe el auxiliar de recepción acompañarle al ascensor. 
• En caso de que no le reciba nadie o que la visita se adelante en su horario, a qué persona debe avisarse de su llegada. 
• Si esta persona ha estado anteriormente en la sede se informará a seguridad para que no tengan que pedirle el DNI a su llegada. 
• Si la persona fuese de alto rango se intentará facilitarle con anterioridad los datos para su identificación y la de sus acompañantes, para no hacerles esperar en el vestíbulo. 
• Si el acceso fuese a través del parking se informará a seguridad de los números de matrícula de los vehículos, así como los nombres de las personas que acceden. 
• En la entrada del parking no es necesario que haya ningún auxiliar de recepción. 
• El control lo realiza exclusivamente personal de seguridad.

Estos datos los proporcionará el servicio de protocolo o a la secretaria de la visita, quien deberá informar del nombre y los DNI (o en su caso las matrículas) de las personas que realizarán la visita.