La protocolización de los colectivos.

Es muy conveniente que en la base de datos, cada invitado esté asignado, a efectos internos de protocolo y como punto de referencia para ordenarlos, a uno de los siguientes grupos:

1. Autoridades

2. De honor

3. Especiales

4. Patrocinadores

5. Colaboradores

6. Clientes

7. Generales

Si hubiese algún otro grupo en un acto determinado (familiares, artísticos, etc.) se incluirán en la lista según la precedencia que deberían tener en el acto.

1. Autoridades.

Como autoridades se entiende al conjunto de representantes de las instituciones públicas oficiales, que en su mayoría figuran en el Real Decreto 2099/83 sobre Ordenación General de Precedencias en el Estado, y de acuerdo a este Real Decreto se ordenarán, de forma coherente, con la Presidencia y altos ejecutivos de la empresa. Igualmente, se cruzará, cuando se de el caso, la legislación aplicable en la Comunidad Autónoma y municipio en la que se encuentre la sede corporativa.

En el mismo grupo se incluirán las autoridades extranjeras, cuyo tratamiento será similar a la autoridad homóloga o comparada en España.

Serán recibidas y despedidas por altos directivos de la entidad y ocuparán un lugar de honor en los actos programados por Canela Sea.

En virtud a su rango y dependiendo del acto que realicemos podrán firmar excepcionalmente en el Libro de Honor.

2. Invitados de honor.

Se entenderán como invitados de honor aquellas personas que se hayan distinguido por su especial grado de colaboración o por su especial trayectoria con relación a nuestra empresa, así como las personalidades que no son autoridades cuya presencia en los actos contribuya a reforzar sus objetivos y filosofía.

Por lo general serán personas de reconocimiento general en la sociedad. Tendrán una alta consideración y ocuparán un asiento de honor normalmente en la presidencia o en una zona próxima a la misma o en cualquier caso, tras las autoridades y patrocinadores.

Si un determinado acto se hiciera en honor de una persona, ésta tendría la consideración de invitado de honor y se colocaría en la presidencia, ya fuera presidiendo o a la derecha de quien preside.

En este grupo de invitados se integrarían los representantes de las empresas o instituciones que contribuyan puntualmente en la organización del acto objeto de la convocatoria en calidad de patrocinadores.

Tendrán el mismo tratamiento que las autoridades y se ubicarán normalmente junto a éstas, ya sea en un lugar de honor especial o en la misma presidencia, según los casos.

3. Invitados especiales.

Se entenderán como invitados especiales aquellos que sin ser autoridades, ni invitados de honor, en razón de su prestigio, reconocimiento social, o por su colaboración especial con la empresa, sean susceptibles de un tratamiento especial en los actos.

Por ejemplo el presidente de una gran empresa colaboradora debería tener la consideración de invitado especial.

En este grupo deberían incluirse, igualmente, a los representantes de las empresas que se hayan distinguido por su colaboración habitual o importante en el patrocinio de actos que promovamos, aunque en el acto presente no lo hayan hecho. Encajarían todos los invitados no oficiales que realmente son importantes para la empresa o a los que se les quiere ofrecer una deferencia.

4. Invitados generales.

Se adscriben a este grupo los invitados que no se encajen en los grupos anteriormente citados. Se ubicarán en los actos tras los clientes. No se establecerá una precedencia especial entre los invitados de este grupo dando libertad a los mismos para su ubicación dentro de la zona a ellos reservada.

En caso de que fuera preciso, por ejemplo una comida o una reunión protocolizada, se aplicarán criterios de relación con nuestra Empresa.

5. Clientes.

Se trata del conjunto de personas o representantes de empresas e instituciones clientes o potenciales clientes. Serán objeto de un tratamiento especial y en los actos se ubicarán tras los colaboradores.

Se ordenarán entre sí en virtud a la relación económica con la entidad, aunque la mejor idea es no diferenciar entre los mismos, utilizando una protocolización libre en la zona donde se ubiquen.

6. Patrocinadores y colaboradores.

Los patrocinadores y colaboradores pueden ser fijos o esporádicos. En función de ello, los situaremos antes de los invitados generales y tras los invitados especiales, ordenados según la importancia de su aportación al acto.