Las Secretarías de la Presidencia y de las Direcciones Generales.

El personal de esta área accederá al despacho principal de su superior a través de la puerta principal o puerta interior tras llamar suavemente, y siempre que se esté autorizado o no haya visita alguna (salvo razones de fuerza mayor). Procurará llamar siempre de la misma forma.

Cuando finalice la jornada laboral, antes de irse, comunicará su marcha a su superior si éste aún continúa en su despacho.

La secretaría es un servicio de apoyo al alto ejecutivo. Entre otras funciones actúa como filtro de llamadas y visitas, tanto provenientes del exterior como del interior.

Cuando se reciba a una cita VIP, una vez que desde la recepción se comunica a la secretaría que la visita se dirige hacia la planta en cuestión, la responsable de dicha secretaría advertirá al directivo de la llegada inminente de la visita. Éste esperará en su despacho, con la puerta abierta. La secretaria acudirá a recibir la visita en el límite del área de su dirección y tras darle la bienvenida acompañará al visitante hasta la puerta del despacho.

Al llegar a la puerta anunciará la llegada de la visita y se retirará hacia atrás para dejar pasar a la persona que acude a la entrevista. En ese momento cerrará la puerta quedándose en el exterior. En ocasiones, cuando se quiera aplicar la máxima cortesía, es elegante que la persona que recibe la visita salga de su despacho y salude a ésta en el exterior, para posteriormente invitar a pasar a su invitado.

La secretaría del ejecutivo atenderá con diligencia todas las llamadas e intentará resolver el motivo de la misma o tomar nota para una posterior resolución. Llevará la agenda de su superior al día, para lo que se precisa de la máxima colaboración del mismo, y con una perspectiva de varios meses.

Cerrará semanalmente la misma y la entregará a su superior cuando finalice la semana anterior, añadiendo un anexo de previsiones para las siguientes. Las citas y entrevistas estarán debidamente documentadas con todos aquellos teléfonos, direcciones, nombres y notas que resulten de interés a las mismas y completen debidamente la información necesaria para su óptimo desarrollo.

La agenda es confidencial, y se guardará toda la precaución debida, tanto si se realiza en papel, como si es informatizada.