Las reuniones de trabajo.

Atendiendo a las particularidades concretas de la Sala de Reuniones, se establece una protocolización general para las reuniones que tengan lugar en ellas, como propuesta inicial susceptible de adaptación según las circunstancias específicas que concurran en cada caso.

Uso de la Sala de Reuniones.

La ocupación, composición, dotación e idoneidad de la sala dispuesta al efecto en la sede empresarial, estará a cargo del departamento de protocolo y comunicación.

El procedimiento a seguir para su uso será el siguiente:

• La secretaría del departamento oportuno dirigirá la solicitud al departamento de protocolo. En dicho modelo se consignará claramente el día, (con la mayor antelación posible), hora, motivo, número de personas y duración aproximada de la reunión, con especificación de si se precisará personal auxiliar de apoyo, así como los medios audiovisuales necesarios.
• El departamento de protocolo confirmará la disponibilidad o no de la sala y atenderá los detalles complementarios que considere necesarios para el buen desenvolvimiento de la reunión, tales como material de oficina, carteles de mesa, aguas minerales...
• Decidirá sobre la idoneidad de un modelo de protocolización u otro, en función del tipo de reunión a celebrar.
• Estará a su cargo la mencionada preparación de la sala, así como la provisión del catering si fuera necesario, supervisando su servicio.
• Presupuestará en cada caso al departamento solicitante, el coste derivado de los gastos no contemplados como habituales.

Reuniones del Consejo de Administración. 

• Se utilizará el sistema de cabecera única jerarquizada.  
• El Presidente o el directivo de mayor rango ocupará la presidencia.
• Los asistentes se ordenarán por antigüedad en el cargo.

Reuniones internas de trabajo.


Se utilizará el sistema de cabecera única equilibrada.
Presidirá el ejecutivo de mayor rango, o en su caso, el que haya convocado la reunión.

Reuniones de negociación con moderador o intermediario.

• Se utilizará la modalidad de cabecera única para arbitraje.
• Adecuada para reuniones con el Comité de Empresa, o con negociaciones con otras empresas.
• Presidirá el moderador.

Reuniones de negociación sin moderador o intermediario.

• Se utilizará el sistema de cabecera única de doble espejo.
• Se hará coincidir frente a frente a las personas con el mismo rango dentro de cada colectivo. 

Reuniones fuera de la empresa.

En las reuniones fuera de los locales de la empresa, se tendrán en cuenta los siguientes requisitos, tanto en la preparación como en la planificación de la misma, con el fin de que pueda cumplir eficazmente el fin para que la fue convocada:

Cuidar la privacidad de la misma, eligiendo un local adecuado a ello que permita disponer de un apartado o salón privado.

Realizaremos una visita previa al mismo, asegurándonos de que el local se ajusta a la necesidad de la reunión.

Concertaremos claramente la fecha y hora de comienzo de la reunión, número de participantes, nombre de la sala reservada, tipo de instalación que se prefiere, lista de bienes de equipo necesarios, número y horario de las pausas con refrigerio, hora del posible almuerzo e indicación del menú elegido, número y tipo de habitaciones reservadas e indicación exacta de las noches, lista de personas que pernoctarán y horario aproximado de su llegada, detalle de los acuerdos tomados verbalmente, datos fiscales de la empresa y modalidades de facturación y pago, y solicitaremos la confirmación escrita por parte del establecimiento.

La segunda cuestión importante en la organización de la reunión, sea del tipo que sea, es la preparación de la sala, la cual puede y debe estar dispuesta de formas diversas según sus características, el número de participantes y el tipo de reunión.

Una vez planificadas todas las necesidades físicas y humanas, será imprescindible que el personal de organización, azafatas, catering, etc. estén allí un tiempo prudencial antes de la reunión para que todo esté en su punto, y completar la preparación del encuentro, colocando las tarjetas identificativas, la documentación necesaria y hasta el último detalle que se pueda haber pasado por alto (la temperatura de la sala, ceniceros, vasos, funcionamiento de los equipos, etc.).

Cuando haya terminado la reunión y se haya despedido a las personas, se recogerá todo el material, los señala-puestos, los bolígrafos, sabiendo por las tarjetas identificadoras de los puestos quién se ha olvidado algo, para hacérselo llegar.