Son aquellos que no han sido organizados por Canela Sea, pero requieren su presencia de alguna manera.
El responsable de Protocolo, junto con la Presidencia o el departamento correspondiente, y a la vista de todos los datos que rodeen al acto, su motivación, su conveniencia y su rentabilidad para la empresa, decidirán en cada caso, la aceptación a participar o no, quién representará a la empresa, y qué puesto ocupará durante el desarrollo del acto, teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
En los actos ajenos organizados por entidades privadas, que no cuentan con el patrocinio o colaboración por nuestra parte, generalmente, el Presidente, el Director General o los altos ejecutivos recibirán de forma directa una invitación. Estos actos suelen tener una repercusión social, que lógicamente afectarán a la imagen de la empresa.
En estas ocasiones la coordinación departamental adquiere una gran relevancia, puesto que será el método más eficaz para verificar cuántos directivos recibieron la invitación, y con ello, decidir una asistencia proporcionada y lo más coherente al contenido del acto.
El responsable de Protocolo coordinará la asistencia de los representantes de la empresa y realizará las gestiones necesarias con los anfitriones para el adecuado tratamiento protocolario y la concreción de los detalles que sean necesarios.
La secretaría del departamento que reciba una invitación de este estilo, salvo que sea a título personal, lo pondrá en conocimiento del responsable de Protocolo.
Cuando se le comunique la asistencia o no asistencia, y las personas que acudirán en el primer caso, las secretarías correspondientes enviarán las confirmaciones de asistencia de acuerdo a lo solicitado en la invitación, enviando al tiempo una nota de agradecimiento por la misma. La respuesta, tanto afirmativa como negativa, se efectuará paralelamente mediante fax o correo electrónico, para dejar constancia del día y la hora de dicha respuesta.
Se seguirá el siguiente método de actuación protocolaria generalizado:
Solicitará información precisa sobre el tipo de evento y sus características, el tratamiento protocolario que se dará a la representación de nuestra empresa, si es necesario, se elaborará un programa personalizado que recogerá los aspectos más relevantes del acontecimiento para los altos directivos.
Procurará que la ubicación y tratamiento dado a nuestros directivos, sea digno y relevante, de acuerdo a su categoría.
Si el representante de nuestra empresa ha de formar parte de la presidencia del acto, se solicitará información acerca del resto de personalidades que estarán en la misma, así como las intervenciones previstas y su orden, elaborando un pequeño informe sobre estas personalidades para el conocimiento previo del asistente por parte de nuestra empresa.
Si la asistencia fuera de nuestro Presidente, y al mismo acto acudieran otros altos ejecutivos, éstos deberán llegar antes que el Presidente, saludarle a su llegada y acompañarle si fuera necesario.
Lo mismo se hará en la despedida.
Por su parte, el responsable de Protocolo se adelantará al lugar para supervisar previamente los aspectos del acto que pudieran afectarnos y acompañará en todo momento al Presidente para garantizar su adecuado recibimiento, su correcta ubicación y asistirle y asesorarle en aquello que precise.
El procedimiento será similar al anterior, con la salvedad de que estos eventos suelen tener una mayor repercusión periodística, y estarán sujetos a normativas de carácter administrativo, por lo que el protocolo ha de ser más escrupuloso.
El procedimiento general de actuación será el siguiente:
El responsable de protocolo contactará con su homólogo en la institución organizadora, con el fin de conocer los detalles organizativos, y se estará a lo dispuesto por los organizadores, pues al tratarse de autoridades, se aplicará la reglamentación oportuna.
En cuanto a la elaboración de programas e informes, se seguirá lo detallado anteriormente.
La confirmación de asistencia se efectuará del mismo modo.
Si la persona invitada por parte de la empresa, no pudiera asistir por cualquier motivo, se ha de consultar la posibilidad de asistencia de otro directivo, pues en los actos oficiales la categoría del invitado sabemos que es aún más determinante.
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