Los viajes al extranjero.

No es lo mismo programar el viaje del presidente de la empresa que el viaje de una delegación, ni tampoco es lo mismo un desplazamiento en medios de transporte públicos (avión, tren, etc.) que un viaje por mar en embarcaciones de la empresa, sea o no de negocios.

Por otra parte, los clientes pueden desear realizar una travesía por costas extranjeras, con atraques y desembarcos en puertos del recorrido. A este respecto, el Capitán de la embarcación será el responsable de comprobar y asegurar el cumplimiento de la legislación náutica vigente en cada país, e informando al departamento de protocolo de los requisitos especiales, si los hubieran, y en los que estuvieran implicados los clientes (vacunas, documentación, seguros…), a los cuales se les informará para su previsión.

En este apartado se tratará exclusivamente de los viajes de negocios al extranjero realizados por ejecutivos de la empresa.

Los preparativos.

En esta fase se trabaja conjuntamente desde la secretaría, el gabinete de comunicación (si hubiera aspectos de interés para los medios de comunicación) y el servicio de protocolo, este último es el responsable organizativo.

Una vez que se han fijado las fechas, los objetivos y los posibles contactos, así como el número de personas que se desplazan, corresponde al servicio de protocolo comenzar a concretar los aspectos del desplazamiento. Obviamente, el primer paso a seguir será la reserva de los billetes y el alojamiento a través de la agencia de viajes, siendo muy conveniente asegurar las reservas con la mayor antelación posible para evitar problemas.

En la selección del hotel, se valorará no sólo el confort, sino su ubicación, los servicios adicionales que ofrece, etc. Es aconsejable conseguir un contacto en el lugar de destino.

Debemos prever no sólo el viaje, sino los traslados hasta el aeropuerto o estación, hasta el hotel, lugares que se piensan visitar, restaurantes para comidas y cenas; lugares de interés para visitar, sistema de comunicaciones, secretaría de apoyo, preparación de reuniones y visitas, contactos, programa fuera de trabajo, regalos o detalles... En este sentido, el departamento de protocolo elaborará un informe sobre estos aspectos.

Si el viaje fuera fruto de una invitación, lo normal es que los que invitan se ocupen de todos los preparativos, alojamiento, programa y atenciones. El responsable de protocolo de la persona que viaja se ocupa de facilitar la información necesaria y de realizar el seguimiento del programa previsto.

Elaboración de un informe de viaje.

Realizadas las reservas, debe comenzar la elaboración de un amplio informe, en el que se detallen todos los aspectos necesarios para la planificación del viaje. El contenido del informe será:

• Preparación de reuniones y visitas:
• Dónde, con quién, cómo.

• Transporte en el lugar de destino.
• Permisos, visados, pasaportes.
• Necesidades y servicios en el destino.
• Seguridad.
• Amplio dossier informativo del lugar de destino:
• Información de la ciudad.
• Costumbres y tradiciones del país.
• Lugares de interés.
• Restaurantes y lugares de espectáculos.
• Productos típicos.
• Actividades culturales que se celebren en esas fechas.
• Necesidad o no de medidas sanitarias especiales (vacunaciones).
• Centros hospitalarios.
• Cambio de moneda y obtención del dinero.
• Contactos en el destino:
• Con la agencia de viajes.
• Con la embajada o consulado.
• Posible secretaría de apoyo.
• Agencia de viajes local.
• Posibles regalos o detalles de cortesía.
• Equipaje.
• Visita previa.

Para la elaboración de este informe, y siempre según la trascendencia e incidencia o complejidad del viaje, será necesario que los organizadores planifiquen una visita previa que permita recabar sobre el terreno toda esta información, realizar los contactos necesarios y resolver los problemas que puedan surgir. Además podrán visitar las instalaciones y comprobar los servicios.

Aunque el viaje fuera fruto de una invitación y los anfitriones se encargasen de todos los preparativos, del alojamiento, de los programas y atenciones, siempre sería conveniente que el responsable de protocolo realizase una visita de inspección y se reuniese con el equipo que organiza el viaje, para poder recabar información y realizar un seguimiento del programa previsto y efectuar cuantas sugerencias estime oportunas para un mayor éxito del programa. Una vez elaborado el informe y previamente al viaje, será necesario concretar el Programa General del viaje, tanto el programa de trabajo como el programa social.

Preparación de reuniones y visitas.

El departamento organizador del viaje, deberá ponerse en contacto con los servicios de protocolo o secretarías de aquellas personas a instituciones a las que los ejecutivos de la empresa tienen que visitar. Se acordará con ellos dónde tendrán lugar las entrevistas y reuniones, horarios, si está previsto algún almuerzo, en definitiva, se debe negociar el programa de trabajo con las diferentes personalidades y organismos a las que se visitará durante el viaje.

También cabe la posibilidad de que sea la propia empresa quien convoque esas reuniones, entrevistas o almuerzos, para lo cual será necesario estudiar las sedes e instalaciones que mejor se adaptan a nuestras necesidades. Para ello podemos contactar con los servicios de la embajada o consulado de España en esa ciudad o contratar a alguna agencia de viajes que tenga sede en ese lugar. Será necesario tener en cuenta la necesidad de contratar servicios de personal auxiliar: azafatas, traductores, guías, etc.

Los transportes y los hoteles.

En la organización hemos de tener previsto el sistema de transporte para cualquier desplazamiento, especialmente entre el aeropuerto y el hotel y viceversa, por la cuestión del equipaje. En la medida de lo posible el vehículo ha de ser el mismo para toda la visita y el conductor un profesional que conozca muy bien la ciudad, los emplazamientos que se visitan y las rutas aconsejadas.

Es necesario que el conductor hable el mismo idioma. El vehículo ha de ser de representación y adecuarse a la imagen que pretendemos dar. Si la visita es fruto de una invitación será el anfitrión quien procure un vehículo.

El hotel ha de ser adecuado a la imagen que pretendemos dar, estar situado estratégicamente en un lugar de fácil acceso y disponer de los servicios que en cada momento se puedan precisar, especialmente en comunicaciones, seguridad y posibles salas donde celebrar reuniones o encuentros. Aun cuando la reserva haya sido efectuada por la agencia de viajes es conveniente confirmar telefónicamente con el hotel la reserva y poner en su conocimiento las posibles necesidades que pudiera haber a propósito del alojamiento y de otras actividades que se prevean realizar en esta instalación.

Si el viaje que se prepara es de una delegación amplia de personas es conveniente estudiar con todo detalle la cuestión del transporte y del alojamiento. En relación al primero el autobús o microbús es la mejor solución. Ello exige una alta disciplina por parte de todos los miembros de la delegación a efectos de que los retrasos de alguno no perjudiquen al programa general. La organización ha de estar muy encima de este aspecto, trasladando una buena información sobre los horarios y estando pendiente de todos momentos antes de la salida del vehículo. Ha de estudiarse y planificarse el sistema de comprobación que seguiremos para saber si todos los miembros ya están en el autobús antes de partir.

En relación al hotel, desde el punto de vista organizativo, la presencia de la delegación nos ha de preocupar especialmente en dos factores: la llegada al hotel y el reparto de habitaciones.

Lo normal es que cuando viaja una delegación lo haga también alguien de la organización.

Éste ha de adelantarse al menos en un día a la llegada de los demás a los efectos de comprobar con el hotel el reparto de habitaciones (habrá que facilitar criterios) y establecer el sistema de entrada. Si no se estipula ninguno es probable que a la llegada de la delegación se atasque la recepción, por lo que es bueno resolver las cuestiones burocráticas previamente. Debemos conseguir que a la llegada todos los impresos estén cubiertos y las llaves preparadas. Ha de preverse el traslado del equipaje a la habitación para que no se produzcan demoras pues, en un viaje, cuando uno llega a la habitación lo primero que precisa es el equipaje. Por ello, habrá que pedir al hotel agilización y refuerzo para que las maletas se distribuyan en pocos minutos, y sin equivocaciones.

Al margen de que la dirección del hotel pueda tener preparado algún detalle en la habitación para esta delegación, por parte de la organización ha de dejarse un dossier relativo al programa del acto e información sobre la ciudad y sus posibilidades, así como un número de teléfono permanente donde puedan ponerse en contacto con la organización en caso necesario.

Es muy importante en los viajes, ya sean de una sola persona o grupo reducido o de una delegación amplia, que alguien se ocupe del recibimiento, en caso de que no existieran anfitriones o éstos no acudieran al aeropuerto o estación.

Quien recibe debe procurar a su vez, facilitar los trámites de entrada al país, hasta donde sea posible.


Permisos, visados, pasaportes.

Si el viaje se realiza fuera de la Unión Europea será necesario que se asegure que todas las personas que viajan tienen en regla su pasaporte. Deberá además informarse a través de la embajada o de la agencia de viajes de cómo realizar los trámites para la obtención de los permisos y visados correspondientes.

Necesidades y servicios en el destino.

Será necesario un estudio sobre las necesidades materiales para el desarrollo del trabajo en el viaje. Habrá que informarse de si se puede disponer del equipo necesario en el destino o si es necesario el traslado de determinados componentes. En especial hay que cuidar las necesidades de telefonía, ordenadores, impresoras, servicio de fax, Internet, papelería, etc. y en su caso estudiar la logística necesaria para su traslado o alquiler.

Seguridad.

El tema de seguridad es de gran importancia especialmente cuando el viaje se realiza a destinos conflictivos. Por ello, el responsable de protocolo debe trabajar en contacto permanente con el responsable de seguridad e informarle de todos los pormenores del viaje. Es conveniente que el responsable de seguridad se desplace al destino en la visita previa junto con el responsable de protocolo para visitar y estudiar la seguridad en el desarrollo del viaje.

Información del país.

Además de las cuestiones turísticas, habrá de incluirse en la información general del país el tipo de clima, estación del año, temperaturas medias, etc., indumentaria adecuada, tradiciones y cultura del país. Se deberá informar ampliamente sobre aspectos culturales del país en cuestión que puedan afectar a las relaciones sociales (forma de saludar, costumbres, cuestiones que puedan ser de buena o mala educación, comportamiento en la mesa, etc.).

Necesidad o no de medidas sanitarias especiales.

Mediante consulta al Ministerio correspondiente o a la Embajada de España debe, el servicio de protocolo, informarse de la necesidad de vacunarse de determinadas enfermedades para la entrada al país, así como de tomar medidas de prevención, como por ejemplo: no ingerir agua no envasada, no lavarse los dientes utilizando agua del grifo, no tomar fruta pelada, no tomar zumos ni helados, no tomar las bebidas con cubitos de hielo, etc.

Todo ello debe incluirse en el informe, teniendo en cuenta que muchas de las vacunas que recomiendan necesitan de varias dosis, por lo que será necesario avisar de la antelación con la que se deben administrar.

Centros hospitalarios.

Será necesario conocer los centros hospitalarios más próximos, la calidad de sus servicios y el nivel de sus instalaciones. Hay que informarse de acuerdos sobre asistencia médica que existen entre España y el país de destino y obtener los teléfonos de urgencia para asistencia médica. De todo ello puede informar igualmente tanto la embajada española como el Ministerio de Asuntos Exteriores.

Cambio de moneda y obtención de dinero.

Habrá que informar a los ejecutivos de cuál es la moneda en curso del país y de su equivalencia en euros, de la posibilidad de encontrar fácilmente cajeros automáticos para la obtención de dinero en metálico, de si es posible pagar en hoteles y restaurantes con tarjetas de crédito y de cuáles de ellas son las más utilizadas. Se deberá incluir la dirección de oficinas bancarias próximas a los hoteles y, a ser posible, su horario.

Contactos en el destino.

Se debe incluir un listado de teléfonos y direcciones de interés para cualquier tipo de incidencia que pudiera surgir a cualquiera de los directivos. En esta lista deben figurar:

• Teléfonos y las personas de contacto responsables de la organización del viaje.
• Teléfono, dirección y persona de contacto en la agencia de viajes.
• Teléfono, dirección y personas de contacto con la Embajada o Consulado de España en la zona.
• Relación de las personas o instituciones a las que se va a visitar, de la
• persona de contacto en cada una de ellas, de su dirección y de su número de teléfono.
• Teléfonos de emergencia: policía, ambulancias, bomberos, etc.

La agencia de viajes local.

Si la agencia de viajes con la que normalmente trabaja el departamento de protocolo tuviese una oficina en la ciudad de destino, será con esta misma con quien se mantendrán los contactos oportunos; si no la hubiese, es recomendable ponerse en contacto con una agencia de viajes local para la contratación de determinados servicios, como puedan ser reserva de guías locales, entradas para espectáculos, alquiler de coches, etc.

Posibles regalos o detalles protocolarios.

Antes del inicio del viaje el departamento de protocolo debe establecer qué tipo de regalos deben hacerse y a qué personas, así como el momento y lugar adecuado para la entrega. Hay que fijar también las atenciones protocolarias, tanto para las visitas como para los propios ejecutivos (como por ejemplo que en las habitaciones del hotel encuentren un detalle, si es que el hotel no lo ofrece). Una vez determinados los regalos que hay que llevar, hay que establecer el tipo de embalaje más adecuado y el modo y medio de transporte a utilizar, para evitar así fracturas o deterioros.

El equipaje.

En los viajes, el equipaje es un factor a tener en cuenta en la organización general. No sólo por las maletas, sino por el traslado de otro material por parte de la organización (como puedan ser regalos, documentación, u otros elementos). Mayor complejidad tiene cuando es una numerosa delegación la que se traslada. Está por un lado el equipaje genérico de la delegación, que suele enviarse previamente con destino al hotel o al centro de operaciones que se haya seleccionado. Hemos de prever todo para que llegue sin problemas.

Por otro lado, el equipaje de los miembros de la delegación, que viaja con sus respectivos dueños y es muy importante establecer un adecuado sistema para evitar pérdidas y conseguir una rápida localización. Lo normal en estas ocasiones, es que la organización se encargue de todo, de forma que la delegación se lo encuentre ya en su habitación en el momento de llegar al hotel. Para ello es necesario realizar previamente las gestiones oportunas con la dirección del aeropuerto y aduanas, para resolver los trámites necesarios. Por ello, en este tipo de viajes en el aeropuerto de salida se establece una mesa específica de atención al grupo donde el equipaje se marca (con la ayuda de etiquetas especiales) por la organización y se factura en conjunto.

El nombre de la persona a quien pertenece el equipaje se escribirá a mano al facturar las maletas, mientras que el nombre del lugar al que deben llevarse puede haberse preparado con antelación por la organización del viaje.

A la hora de encargar este tipo de pegatinas hay que tener en cuenta el tipo de adhesivo que lleva la pegatina para que no deje señal en las maletas y que el papel permita poder escribir con rotulador sin que la tinta se corra.

Si a la ida generalmente el equipaje de la organización es amplio, hay que prever que a la vuelta también, pues seguramente recibiremos otros regalos o atenciones que hemos de llevar con nosotros. Por ello habrá que prever su traslado de vuelta. Así como las personas son trasladadas en autobús hasta el hotel, debemos de prever un sistema de transporte para el equipaje, teniendo en cuenta que en este tipo de desplazamientos, especialmente si son más de tres o cuatro días, las maletas son abundantes.

Es necesario tener en cuenta y estudiar cómo lo solucionaríamos en caso de pérdida de bultos o maletas. El servicio de protocolo debe para ello de informarse del teléfono y departamento de la compañía aérea que se ocupa en caso de pérdida de equipaje.

El programa.

Antes de la realización del viaje es necesario haber cerrado el programa, para imprimirlo y entregarlo a las personas que tienen previsto desplazarse para que de este modo tengan conocimiento detallado del desarrollo del viaje.

El programa recoge toda la agenda, complementado con los anexos que enriquezcan la información sobre cada evento. El programa se confecciona por días y dentro de cada jornada por horas, como es habitual en los cronogramas de protocolo y tal y como puede verse en los ejemplos de visitas que figuran en los anexos.

El programa ha de ser muy claro y sencillo. Siempre que se cite un lugar es conveniente facilitar su dirección y número de teléfono con un doble sentido: para el propio interesado, en caso de querer trasladarse por libre o perdiera el autobús o para su mejor localización en caso de urgencia.

Este programa puede completarse con otros anexos que amplíen la información relativa a cada uno de los pasos del mismo (quiénes son los que reciben, datos del lugar, cifras sobre la empresa anfitriona, datos históricos del edificio, etc.).

El programa se envía con cierta antelación a los que viajan para su conocimiento y para que dejen una copia en su casa o en su oficina. Posteriormente, se entregará otro convenientemente encuadernado y de tamaño bolsillo para que sea fácilmente llevadero por parte de todos.

Es muy recomendable que en los programas se indique la indumentaria más adecuada a cada acto a los efectos de que los interesados puedan organizar adecuadamente sus equipajes y acudan a los actos con el vestuario más recomendable, de acuerdo a las costumbres del país o de la ciudad donde se encuentran.

El programa social.

En los viajes al extranjero es conveniente que los programas de trabajo no ocupen todo el tiempo. Es preciso dejar determinadas horas del día para el disfrute personal de cada uno y para su descanso, especialmente cuando hay cambios horarios. Generalmente, las mañanas suelen ser intensas hasta la hora de comer, dejando más tiempo libre por la tarde. Si la agenda lo permite, suele dejarse un día libre de obligaciones.

En muchos viajes, además del programa de trabajo, suele prepararse un programa social, ya sea específico para los posibles acompañantes de la personalidad o de la delegación, o para los propios afectados. Este programa social consiste en posibles actividades turísticas, ocio, culturales, etc., que permitan un mejor conocimiento del país donde se encuentran. La elaboración de este programa ha de tener en cuenta los gustos e intereses personales y la selección de lo más representativo de la ciudad que visitamos, procurando cubrir un posible abanico de ofertas distintas.