Tipos de presidencias.

Presidencia estática.

Se mantiene fija en un mismo sitio durante el transcurso del acto. Todo el espacio de la presidencia, así como las personas que la ocupan, se sitúan normalmente frente a los invitados o un lugar en el que los invitados puedan verla con claridad.

Se compone de un volumen en tres dimensiones, en el que juegan un papel preponderante todos los elementos que la componen, desde la iluminación hasta la escenografía y decorado elegido, debiendo ubicar todos los elementos necesarios en el sitio más adecuado permitiendo que cumpla al mismo tiempo las condiciones de estética impuestas por el objetivo del acto.

¿Exceso floral?

A este respecto, todo elementos decorativo que se sitúe en la presidencia y cuya función sea meramente estética, deberá cumplir los criterios de prudencia y buen gusto, no perdiendo nunca la continuidad con la imagen corporativa.

La mesa debe tener la capacidad suficiente para albergar a todas las personas que la van a componer, dispuestas según la ordenación elegida, debiendo permitir que tanto las personas como las cosas que allí se encuentran, se puedan mover en función de la tarea que hayan de cumplir.

El responsable de protocolo trabajará la presidencia imprimiéndole el carácter de “escenario”, que debe cumplir con los requisitos establecidos en el guión de la obra (acto) a representar (a desarrollar), no solo en cuanto a elementos de escenografía, sino en cuanto a las personas que allí van a aparecer. Utilizará las fórmulas de escenografía que mejor se adapten al objetivo del acto (tarima, tapices, banderas, anagramas de la empresa, atril, flores o plantas, alfombra desde la puerta hasta la zona de la presidencia si así fuera oportuno según la categoría de la presidencia).

En estas presidencias se establecerá una mesa del tamaño adecuado a la cantidad exacta de personas, con la cantidad de sillas correspondientes, distinguiendo, si procede por su categoría, la silla de la persona que preside y, en su caso, del invitado de honor, si así lo recomendara el propio desarrollo del acto. El resto de las sillas serán iguales y de un color acorde con el resto de la decoración de la presidencia, no debiendo tener los respaldos muy altos y, en la medida de lo posible, con brazos.

La mesa de presidencia deberá estar tapada con un mantel o tela que oculte la totalidad del frente y la parte superior y tener la calidad adecuada y acorde a la solemnidad que se le quiere dar al acto con el objeto de dar más seguridad y aplomo a quienes en él se encuentren, evitando la visión de sus piernas para el resto de asistentes. En esta tela se pueden incorporar los colores corporativos de la empresa, debiendo ser utilizado siempre el pantone correspondiente a los mismos, salvo en aquellos casos en los que estéticamente no sea procedente, haciendo uso de los colores más oscuros de la misma gama del pantone corporativo.

En el frente de la mesa presidencial puede situarse también un cartel con la leyenda del acto, que se ajustará a las medidas de la mesa y a las calidades dignas al acto. 

Los adornos florales no se situarán encima de la mesa, sino en el frontal o en los laterales, por lo que se tendrá en cuenta a la hora de disponer éstos y combinarlos con las leyendas, cuidando de su tamaño para que no dificulten los movimientos y no resulten excesivamente llamativos.

Otros elementos que intervienen directamente en la mesa de presidencia son:

• Papelería, (carpetas, bolígrafos) que de ser necesarios se situarán individualmente.
• Agua: mejor jarra de cristal que de plástico, mejor vaso pequeño que grande y mejor jarra que botella, con su correspondiente bandeja. Habrá que disponer pequeñas servilletas lo más discretas posible. Se puede prescindir de estos elementos si la duración del acto que requiere la presidencia sentada es inferior a 45 minutos. 
• Micrófonos. Se procurará, si es posible, que sean inalámbricos, de solapa, y en cualquier caso, lo más discretos posible, y uno por persona, en el caso de que vaya a haber parlamentos desde la mesa. En algunos casos puede ser una buena idea disponer pequeñas notas individuales que alerten de la necesidad de apagar los teléfonos móviles, que es algo olvidable con facilidad. 
• El acceso de los miembros de la presidencia sólo es posible si existe espacio suficiente entre las sillas y la mesa, para lo cual se debe dejar espacio suficiente entre ambas, con el fin de evitar ruidos, movimientos e incomodidades y en beneficio de la fluidez de ese momento, evitando ineludiblemente, situar las sillas bajo la tabla de la mesa. Para evitar las posibles dudas que se pueden producir en este momento, los carteles identificativos situados en la mesa de la presidencia, estarán rotulados a ambas caras, de modo que las personas sitúen a vista rápida cual es su lugar en la mesa. 
• Con respecto a los demás elementos que constituyen el escenario en una presidencia sentada, y que son necesarios para el desarrollo del acto en sí mismo (atriles, otras sillas, otras mesas, mesitas de apoyo...), se ubicarán en el sitio necesario para su uso pero siempre teniendo en cuenta la capacidad decorativa que pueden tener y siguiendo la estética general corporativa y la sencillez en las formas y volúmenes.

Presidencia dinámica.

Aunque tiene un lugar de preferencia cumpliendo todas las características de una presidencia, va cambiando de lugar en función del diseño del acto.

Se utilizan en actos muy concretos, como visitas a empresas, descubrimientos de placas, inauguraciones, etc. y en actos previos o posteriores al principal, como son aperitivos, cócteles o tertulias donde, además, se aprovecha para que la máxima autoridad de la empresa, reciba a los invitados, los salude y tenga unos minutos para todos ellos de una manera mas personalizada. 

En estos casos, el lugar más importante o relevante no será un espacio único, sino donde esté en cada momento la persona que preside el acto. Una característica típica de este tipo de presidencias, es que cercana a la persona que preside, se ubica a personas que no deberían estar normalmente por su rango, pero que por las necesidades y características específicas del acto, las hacen necesarias, como por ejemplo en los recorridos por edificios (arquitecto, director médico, jefe de almacén, etc.).

En los casos de la presidencia dinámica, es necesario hacer observar a quien preside, el papel relevante que tendrán sus movimientos, pues ha de ser claramente consciente de que el lugar donde él se ubique, será el preferente del acto y que va incorporando a ese puesto de importancia a las personas a las que saluda.

En cuanto a los elementos que se incorporan en una presidencia dinámica, lo más característico es la ausencia de elementos estáticos, tanto de mobiliario como de ornamentos, al carecer de sillas en las que sentarse, situándose las personas de pie delante, entre o de frente al resto de los invitados, siendo necesaria la utilización de una serie de elementos que vienen marcados por el propio acto y que serán comunes a cualquier tipo de presidencia, ya sea de pie o sentados, pero que sin embargo deberán adaptarse a las singularidades propias de una presidencia de pie. (Atriles, micrófonos, medios audiovisuales, etc.).

Las presidencias en las embarcaciones.

Las embarcaciones de grandes esloras permiten una distribución muy similar a la que haríamos en actos no masivos celebrados en locales. Tanto el orden de precedencias al embarcar (versus entrar), desembarcar (versus salir), o al distribuir los puestos en la mesa, es el mismo que aplicaríamos en aquéllos.

Los puestos de gobierno en los veleros de gran eslora tienen una distribución que diferencia perfectamente el espacio. Si consideramos la embarcación como un vehículo (tal como se produce en los coches), diríamos que el puesto de gobierno a la rueda se correspondería con el del chófer en un coche.

Así pues, si éste está situado en la bañera y ésta a su vez en popa, disponiendo de espacio para los pasajeros, las precedencias se aplicarían del mismo modo que en un coche, siempre en el sentido de la marcha, pero dejando al chófer detrás, en lugar de en la parte de delante.

Las precedencias se establecerán trasladando estos principios a la configuración de la embarcación.

Por otra parte, en las zodiac, consideraremos el puesto nº 1 el más protegido de la embarcación. Esto es, el situado en la parte más atrás, alejado de los pantocazos que se acusan más en proa, y a la derecha de la embarcación en el sentido de la marcha.