Elementos de un acto empresarial.

Medios materiales.

Se estudiará detalladamente los medios materiales necesarios en la organización del acto:

• Elementos de identidad corporativa (banderas, obsequios, tarjetas identificativas…). 
• Imprenta (folletos, cartas, invitaciones, carteles sobremesa, menús, indicadores, carpetas, pósters…). Sonido, audiovisuales, sistemas de vigilancia, arcos de seguridad, instalaciones eléctricas… 
• Ornamentación (mesa presidencial, sillas, tarimas, mobiliario en general, atril, flores, manteles…). 
• Publicidad estática (vallas, muppis…) 
• Alojamientos y desplazamientos, si se produjesen. 
• Catering. 
• Otros (aguas de mesa, bolígrafos, tapetes, ceniceros, vehículos…).

Medios humanos.

Personas, bien de la empresa o contratadas para el acto en sí, que sean necesarias para atender el desarrollo del acto, y la oportuna logística:

• Personal propio.
• Técnicos (electricidad, sonido, audiovisuales…)
• Auxiliares de protocolo.
• Azafatas.
• Camareros.
• Conductores y aparcacoches.
• Sanitarios.
• Vigilancia privada.
• Otros.

Presupuesto.

Se realizará un presupuesto detallado de todo lo necesario, tanto en recursos humanos como materiales, según lo detallado orientativamente en los puntos anteriores, así como la previsión de pago y plazos de los correspondientes costes, que será elevado al cargo que solicitó la realización del acto.

El escenario.

El escenario general de un acto se divide en varios grandes espacios claramente diferenciados: la recepción, la antesala, la entrada, el salón en sí mismo y la presidencia.

Habrá elementos comunes a todo el escenario y elementos propios de cada espacio escenográfico, debiendo tener en cuenta las distintas características que se dan en cada una de las zonas.

En la elección del local, se dará prioridad a los de la propia empresa siempre que sea posible, y al tiempo se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:

• Necesidades concretas que se plantean con ocasión de la celebración del acto en cuestión.
• Dignidad en relación a la empresa y al acto. 
• Capacidad. 
• Facilidades de acceso (al recinto y al parking).
• Comodidad del mobiliario. 
• Distribución de espacios (asientos, grupos de invitados, medios de comunicación). 
• Existencia de salas anexas (para vips, periodistas, entrevistas privadas, cafés.
• Iluminación, sonoridad, acústica. 
• Refrigeración/calefacción adecuada, y bien distribuida.
• Condiciones para su ornamentación. 
• Colocación de la presidencia. 
• Elementos decorativos del salón y especialmente del escenario, cuidando que no molesten en el desarrollo general del acto. etc.

La presidencia.

La empresa, de acuerdo al acto, su importancia, finalidad y objetivos, habrá decidido quién la representará en el acto, cuál será su actuación y qué pautas se seguirán. Se habrá decidido el tipo de presidencia, las posibles cesiones y sobre todo, la extensión del papel del anfitrión a todos los invitados por parte del resto del personal de la empresa.

Definidos los cargos, autoridades, etc., que formarán parte de la presidencia del acto, así como su colocación protocolaria, se estudiará detalladamente su escenificación, atendiendo a los siguientes aspectos:

• Movimientos y recorridos fáciles para quienes ocupen la presidencia.
• Ubicación fácil y cómoda de las personas. 
• Medios técnicos (micrófonos, iluminación, audiovisuales…). 
• Atril (presentación, discursos…). 
• Colocación de los símbolos de la empresa (banderas, manteles, carteles de mesa). 
• Ornamentación adecuada (flores, aguas, etc.).

Protocolización de asientos.

La decisión sobre el modo y la oportunidad en la protocolización de los asientos de los invitados, vendrá dada por las características del acto en sí y habrá sido definida en el desarrollo general del acto, en el que se habrá contemplado la ubicación de espacios, buscando siempre la creación del ambiente adecuado, amable y cómodo que ayuden al cumplimiento de los objetivos del acto, evitando cualquier desequilibrio notorio que provoque la sensación de separación de status, así como los grupos cerrados.

La ordenación de invitados se realizará de acuerdo a una:

• Protocolización completa (todos los invitados, sea cual sea su carácter y en función de las precedencias oportunas). 
• Protocolización mixta (se ordenan sólo las autoridades y/o grupos). 
• No protocolización (informalidad absoluta, más propia de los actos de pie). 
• Reserva de asientos (minusvalías, ancianos, etc.).

Medios de comunicación.

Son asistentes/invitados especiales ya que se encuentran en el acto realizando un trabajo que beneficia o perjudica nuestra imagen y a la consecución de los objetivos del acto, dependiendo en gran parte de cómo se planifique su participación, ubicación e información.

Por lo tanto desde nuestro gabinete de Comunicación y Protocolo se prestará especial atención a este colectivo, facilitando máximamente su participación y comodidad, siempre dentro del esquema general de la comunicación global que nuestra empresa haya establecido.

Así pues, a la hora de convocar a los medios se tendrán en cuenta: 

1. Las necesidades documentales de los redactores:

• Dossier de prensa.
• Notas de prensa.
• Planos, cronogramas, pases, parking para los vehículos de tv y radio.
• Relación de asistentes, invitados.
• Documentos específicos y anexos necesarios.
• Otros.

2. Su ubicación en el acto:

• Salas adjuntas.
• Facilidad de movimientos.

3. Las necesidades específicas de fotógrafos, cámaras y técnicos:

• Planos, cronogramas, pases, parking para los vehículos de tv. y radio.
• Espacio cómodo de trabajo.
• Marcación previa de cuáles serán los principales momentos del acto para su oportuna grabación.
• Puntos de foto Iluminación, sonido, puntos eléctricos para conexión de equipos.
• Tarimas, elevadores.

Recibimientos, despedidas y obsequios.

Como norma general se estará a lo dispuesto en el apartado referido a las precedencias en las visitas a la empresa, realizando un paralelismo entre los altos cargos de la empresa y los invitados al acto, definiendo igualmente los espacios existentes para los recibimientos, y dónde han de realizarse.

En cualquier caso, en todo acto realizado por la empresa, sendos auxiliares de protocolo estarán situados tanto a pie de calle como en el vestíbulo y salas necesarias, para seguir de apoyo y guía a los invitados en general. Uno de estos auxiliares, permanecerá en la puerta una vez iniciado el acto, para dirigir a los posibles rezagados hacia la sala donde está teniendo lugar el acto.

El protocolo del recibimiento se dará por finalizado cuando haya llegado la autoridad que preside o cuando se haya llegado al límite razonable de tiempo para el inicio del acto.

Del mismo modo, se establecerá un protocolo de despedida oportuno a cada caso, siguiendo las técnicas tradicionales del protocolo (despide quien recibió, y en orden inverso a la llegada).

En cuanto a los obsequios, de los que se habla en el apartado correspondiente, se habrán establecido unos niveles de categoría y el modo de su correcta entrega.

Programa definitivo y ensayo.

Como paso previo al cierre del programa definitivo, el responsable de protocolo, junto al personal auxiliar que determine como necesario para ello, realizará un ensayo general recorriendo paso a paso todo el escenario del acto, comprobando los movimientos a realizar por las personas, midiendo los ritmos, el tiempo y orden de entrada y salida, las intervenciones, la colocación de todos los participantes en el acto, etc.

Se rectificará si es necesario lo previsto con anterioridad, y se cerrará el programa definitivo.

La ejecución y desarrollo del acto.

Es la realización real del acto. Durante todo su desarrollo, el responsable de protocolo estará muy pendiente para que todo transcurra como se ha previsto y se lleve a cabo tal y como fue planificado, con la colaboración del resto de personal que participa en el mismo, y resolverá con la máxima diligencia y eficacia cualquier incidencia no prevista.

Memoria y evaluación del acto.

Se elaborará un dossier específico para el acto, que se unirá al archivo de documentación general, a efectos de dar una continuidad a los próximos a celebrar, y que sirva de orientación.

El capítulo final de la memoria incluirá la evaluación del acto, recogiéndose en él la valoración profesional sobre lo que debe corregirse en el futuro, cómo se llevó a cabo la resolución de los imprevistos si los hubo, y si el presupuesto pudo cerrarse finalmente de acuerdo a lo previsto inicialmente.

Teniendo en cuenta las particularidades de los actos celebrados a bordo de las embarcaciones, esto no anula lo dicho anteriormente, y por lo tanto se aplicará lo expuesto en coherencia con el medio en que se desarrolle el evento.